Drei bisherige, 2004-2007 in Thorn realisierte Editionsprojekte waren darauf bedacht, die Stadtbücher zu bearbeiten und zum Druck sowie zur digitalen Erschließung vorzubereiten. Damals entstanden die bisher teilweise schon realisierten Pläne, das Prototyp einer Applikation mit allen Einträgen aus den Bänden samt dem Personen-, Sach- und geographischen Register einzurichten. In der Applikation sollte sich der Stoff alphabetisch und chronologisch sortieren lassen. Im Rahmen einer Record-Funktion sollten nach Möglichkeit zusätzliche Angaben zu Personen aus dem Kreis der preußischen Eliten abrufbar sein. Diese Datenbank sollte für das Internet eingerichtet werden und auf den Webseiten abrufbar sein. Es ist jedoch zu betonen, dass bei der digitalen Bearbeitung und Erschließung des Inhalts der Stadtbücher keine Änderung der in Thorn bereits entwickelten und erprobten Editionsmethoden angestrebt werden durfte. Die aktuellsten Techniken sind so ausgereift, dass dafür kein Bedarf bestand.

Für die erwähnte Datenbank wurden damals relativ kleine Geldmittel vorgesehen, d.i. ungefähr 950 Euro (3800 PLN) . Dieser bescheidene Betrag aus den Mitteln des ehemaligen Komitees für Wissenschaftliche Forschung erlaubte jedoch bestimmte Ergebnisse aufzuweisen, welche bei den weiteren Bemühungen um finanzielle Unterstützung dieses Konzepts von besonderer Bedeutung waren.

Im Juli 2007 entwickelte die Wissenschaftliche Gesellschaft zu Thorn das Projekt „Preußische Bücher im Internet. Eine Studie über die Methode digitaler Quellenerschließung“ im Rahmen des Programms PARTNERZY (Partner) der Stiftung für Polnische Wissenschaft. Das Programm wurde 2007 ins Leben gerufen und sollte die bisherige Zusammenarbeit der Stiftung mit den gesamtpolnischen, interdisziplinären wissenschaftlichen Gesellschaften sowie mit anderen anerkannten Institutionen unterstützen, die im Bereich der Wissenschaft tätig waren sowie die Wissenschaft und die Ausbildung akademischer Lehrkräfte in Polen und in der ganzen Welt förderten. Das Ziel des Programms war die Förderung der Aktivität und die Entwicklung der wissenschaftlichen Gesellschaften sowie anderer wissenschaftlicher Organisationen mithilfe der finanziellen Unterstützung seitens der Stiftung. In dieser Hinsicht erkennt die Stiftung jene Initiativen und Projekte an, die direkt der Entwicklung von Nachwuchswissenschaftlern, der effektiveren Zusammenarbeit zwischen den Wissenschaftlern, der Erhöhung der Bedeutung von jeglichen wissenschaftlichen Organisationen zugrunde liegen und die institutionelle Entwicklung dieser Anstalten fördern . Es ist noch hinzuzufügen, dass die Stiftung das Programm PARTNERZY im Jahr 2008 abgeschlossen hat, was mit der anhaltend schlechten Lage der Finanzmärkte im zweiten Halbjahr 2008 begründet wurde.

Im Antrag auf die Zuerkennung einer finanziellen Unterstützung erwähnte die Wissenschaftliche Gesellschaft zu Thorn, dass „sie in Polen und Europa besonders anerkannt ist, und zwar vor allem im Rahmen der Edition der historischen Quellen. Die Mitglieder unserer Gesellschaft bemerken auch die in diesem Bereich vorgenommenen Änderungen, vornehmlich in der Entwicklung der neuen Technologien, weswegen sie bereit sind, an dieser neuen Forschungsströmung aktiver teilzunehmen. Im Zusammenhang damit bemerken wir vor allem, dass man am Konzept eines informatischen Moduls, in dem man den nach anerkannten Editionsprinzipien vorbereiteten Inhalt der mittelalterlichen und neuzeitlichen Handschriften unterschiedlicher Provenienz sammeln, bearbeiten sowie für die daran interessierten Forscher weit und frei erschließen kann, in Polen – im Unterschied zu anderen europäischen Ländern – bisher weniger interessiert war. In der Zeit der multimedialen Veröffentlichungen und des Internets gilt die Anlage einer so konzipierten Datenbank als eine unumstritten wichtige Aufgabe, weil sie mit der Zeit das Monopol des gedruckten Textes brechen kann.

In der Begründung des Antrags auf die Projektförderung wies die Wissenschaftliche Gesellschaft auf die Interdisziplinarität des Konzepts hin, das die historischen Wissenschaften mit der Informatik verband. Zugleich betonte man, dass es heutzutage wenige wissenschaftliche Initiativen gibt, wo sich die historischen Wissenschaften der neuen informatischen Technologien bedienen können. Anscheinend arbeiten die Geisteswissenschaftler mit den Informatikern viel seltener zusammen, im Unterschied zu den Informatikern, die es gerne tun. Das hängt zunächst damit zusammen, dass die Informatiker während ihres Studiums darauf vorbereitet werden, die Fragen aus den unterschiedlichen Lebensbereichen zu lösen. Mit diesem Projekt wollen wir unsere Erfahrung, d.h. die Erfahrung der Historiker und Archivare, in der Zusammenarbeit mit den Informatikern vertiefen, was in der Zukunft in neuen Initiativen resultieren sollte“. Die Wissenschaftliche Gesellschaft bemühte sich auch, die Stiftung davon zu überzeugen, dass „der Wunsch, eine größere Anzahl der Quellen aus einem bestimmten Gebiet in einer digital abrufbaren Datenbank zugänglich zu machen, vom innovatorischen Charakter dieses Projekts zeugt. Wir möchten zugleich die Arbeitsmethoden erarbeiten, die mit der digitalen Quellenerschließung verbunden sind und ferner in ähnlichen Projekten nützlich sein könnten“.

Die Wissenschaftliche Gesellschaft informierte zugleich über die bisherigen Ergebnisse der Arbeit an der Datenbank. Im Portal befinden sich schon die in den Jahren 2007-2008 veröffentlichten Bücher:

1. Księga ławnicza Starego Miasta Torunia (1456-1479) (Schöffenbuch der Altstadt Thorn (1456-1479)), hrsg. v. K. Kopiński, J. Tandecki, Toruń 2007 (Fontes TNT 99).
   

2. Księga kamlarii miasta Torunia z lat 1453-1495 (Kämmereibuch der Stadt Thorn von 1453 bis 1495), hrsg. v. K. Kopiński, K. Mikulski, J. Tandecki, Toruń 2007 (Źródła do dziejów średniowiecznego Torunia (Quellen zur Geschichte des Mittelalterlichen Thorn), T. 3).
   

3. Księgi Młodego Miasta Gdańska 1400-1455 [1458-1459] (Bücher der Jungstadt Danzig 1400-1455 [1458-1459]), hrsg. v. K. Kopiński, P. Oliński, Toruń 2008 (Fontes TNT 100).
   

Laut der Wissenschaftlichen Gesellschaft „wäre zu dieser Zeit noch erforderlich, dieser Initiative neue Impulse zu geben und sie zu stimulieren“. Die Ziele des Projekts müssen mithilfe der Struktur der schon bestehenden Datenbank erreicht werden. Sie wurde während der letzten Tagung in Thorn dargestellt und kann einen Teil der bisher veröffentlichten Quellen der Reihe der Wissenschaftlichen Gesellschaft zu Thorn „Fontes“ mit einbeziehen . Die Stiftung bewilligte der Gesellschaft für das dreijährige Projekt bis zu 13.750 Euro (55.000 PLN) . Der Vertrag zwischen der Wissenschaftlichen Gesellschaft und der Stiftung wurde im Dezember 2007 unterschrieben. Verantwortlich für die Projektausführung waren: Prof. Dr. habil. Janusz Tandecki; Mag. Janusz Bonczkowski, Mitarbeiter des Staatsarchivs in Thorn; Mag. Agnieszka Rosa, Doktorandin am Institut für Geschichte und Archivistik der Nikolaus-Kopernikus-Universität in Thorn; Mag. Paweł Jeziorski, Mitarbeiter der Abteilung der Geschichte von Pommern und den Baltischen Ländern der Polnischen Akademie der Wissenschaften in Thorn; Informatiker Mag. Ing. Bolesław Rassalski, Mitarbeiter des Staatsarchivs in Bromberg und ich. Auf die Mitarbeit im Projekt verzichtete letztendlich P. Jeziorski wegen der letzten Vorbereitungen auf seine Promotion und wurde von Mag. Bartosz Drzewiecki, einem Doktoranden am Institut für Geschichte und Archivistik der Nikolaus-Kopernikus-Universität in Thorn vertreten.

Im Rahmen des Projekts beschloss man, die mittelalterlichen und neuzeitlichen Stadtbücher sowie die Bücher des Deutschen Ordens, die in den letzten Jahren von der Wissenschaftlichen Gesellschaft veröffentlicht wurden, scannen zu lassen (elf Quellenausgaben, darin zwei zweibändige, die in den Jahren 1936-1997 veröffentlicht wurden – insgesamt dreizehn Bände von „Fontes“):

1. Księga czynszów fary chełmińskiej (1435-1496) (Zinsbuch der Kulmer Pfarrkirche (1435-1496)). Hrsg. v. Z. H. Nowak, J. Tandecki. Fontes TNT. Bd. 78: 1994;
   

2. Księga długów miasta Torunia z okresu wojny trzynastoletniej (Schuldbuch der Stadt Thorn aus der Zeit des Dreizehnjährigen Krieges). Hrsg. v. K. Ciesielska, I. Janosz-Biskupowa. Fontes TNT. Bd. 55: 1964;
   

3. Księga komturstwa gdańskiego (Danziger Komtureibuch). Hrsg. v. K. Ciesielska, I. Janosz-Biskupowa. Fontes TNT. Bd. 70: 1985;
   

4. Księga ławnicza Nowego Miasta Torunia 1387-1450 (Schöffenbuch der Neustadt Thorn 1387-1450). Hrsg. v. K. Ciesielska. Fontes TNT. Bd. 63: 1973;
   

5. Księga ławnicza sądu przedmiejskiego Chełmna 1480-1559 (1567) (Schöffenbuch des Vorstädtischen Gerichts in Kulm 1480-1559 (1567)). Hrsg. v. Z. H. Nowak, J. Tandecki. Fontes TNT. Bd. 74:1990;
   

6. Księga ławnicza Starego Miasta Torunia (Schöffenbuch der Altstadt Thorn). Hrsg. v. K. Ciesielska, J. Tandecki. / Toruń: TNT, T. 1: (1428-1443). – 1992. - XXV, 203 S.- (Fontes / Tow. Nauk. Tor.; 75), T. 2: (1444-1456). – 1993. - 272 S.- (Fontes / Tow. Nauk. Tor.; 76);
   

7. Księga rachunkowa urzędów rybickich komturstw malborskiego i dzierzgońskiego 1440-1445 (Rechnungsbuch der Fischmeisterämter der Marienburger und Christburger Komturei 1440-1445). Hrsg. v. Z. H. Nowak, J. Tandecki. Fontes TNT. Bd. 82: 1997;
   

8. Księga Theudenkusa (Theudenkus-Buch). Hrsg. v. L. Koczy. Fontes TNT. Bd. 33: 1937;
   

9. Księga żołdu Związku Pruskiego z okresu wojny trzynastoletniej 1454-1466 (Lohnungsbuch der Söldner des Preußischen Bundes aus der Zeit des Dreizehnjährigen Krieges). Hrsg. v. A. Czacharowski. Fontes TNT. Bd. 61: 1969;
   

10. Liber scabinorum Veteris Civitatis Thoruniensis 1363-1428. Hrsg. v. K. Kaczmarczyk. Fontes TNT. Bd. 29: 1936;
    

11. Nowa księga rachunkowa Starego Miasta Elbląga : 1404-1414 (Neues Rechnungsbuch der Altstadt Elbing: 1404-1414), T. 1: (1404-1410). Hrsg. v. M. Pelech. Fontes TNT. Bd. 72: 1989, T. 2: (1411-1414). Hrsg. v. M. Pelech. Fontes TNT. Bd. 73: 1989.
    

Ferner wurde die Ausführung der OCR (Optical Character Recognition, d.i. der Optischen Zeichenerkennung / Texterkennung) vorgesehen, nach der auch die nötigste Verifizierung und die Fehlerkorrektur in den Textdateien (eventuell ca. 5% Tippfehler nach der Verarbeitung) erfolgen sollte. Jede Veröffentlichung sollte jeweils von zwei Personen überprüft und korrigiert werden, die ihre Textdateien auf die Überführung in die Datenbank vorbereiten sollten.

Zur Zeit konzentrieren wir uns auf die allmähliche Erschließung der bereits korrigierten Bücher in der Datenbank. Zu diesem Zweck bedienen wir uns der Portalstruktur, die im Rahmen der Subvention des ehemaligen Komitees für Wissenschaftliche Forschung vorbereitet wurde.

Das Portal wurde auf der Grundlage der Datenbanksprache SQL (Structured Query Language – Datenbanksprache zur Definition, Abfrage und Bearbeitung von Daten in Datenbanken) aufgebaut und mit der Programmiersprache PHP verbunden. Das angewandte Datenverarbeitungsprogramm ist die neueste Version von MySQL (Open-Source-Software für relationale Datenbankverwaltung). Von wesentlicher Bedeutung ist jedoch der Entschluss, die Datenbank in XML darzustellen. An dieser Stelle ist hervorzuheben, dass man mit HTML nur die typischen Hypertextdokumente erstellen kann. XML (Extensible Markup Language, erweiterbare Markup-Sprache) ist dagegen eine universale Sprache ohne jene vordefinierte Sammlung von Indizes. Sie erlaubt auch den Austausch von Daten zwischen den Datenbanken, was bedeutet, dass wir nicht von einem Datenverarbeitungsprogramm abhängig sind und in der Zukunft auch die Datenmigration vornehmen können.