W zrealizowanych w latach 2004-2007 w Toruniu trzech projektach edytorskich zamierzeniem było opracowanie i przygotowanie ksiąg miejskich do druku oraz do elektronicznego udostępnienia. Powstały wówczas, częściowo zrealizowane, plany zbudowania prototypu aplikacji zawierającej wszystkie zapiski źródłowe znajdujące się w księgach wraz z indeksem osobowym, geograficznym i rzeczowym z możliwością swobodnego sortowania materiału przy uwzględnianiu porządku alfabetycznego i elementów chronologicznych. W ramach rekordu, jeżeli tylko byłoby to możliwe, miały być podane dodatkowe dane na temat osób wywodzących się z kręgu elit pruskich. Założono także, że baza danych powinna być dostosowana do pracy w Internecie na stronach www. Należy podkreślić, że pragnąc elektronicznie opracować i udostępniać treść ksiąg miejskich nie planowano zmiany wypracowanej i sprawdzonej w ośrodku toruńskim metody wydawniczej. Poziom obecnej komputeryzacji stwarza na tyle duże możliwości, że nie powinno być takiej konieczności.

Na potrzeby w/w aplikacji zaplanowano wówczas stosunkowo niewielkie środki. W przeliczeniu było to około 950 Euro (3800 zł) . Ta skromna suma pozyskana z grantów byłego Komitetu Badań Naukowych pozwoliła jednak wykazać się pewnymi osiągnięciami w staraniach o dalsze wsparcie finansowe pomysłu.

W lipcu 2007 r. Towarzystwo Naukowe w Toruniu zdecydowało się na wystąpienie z projektem „Księgi pruskie w Internecie. Studium nad metodą elektronicznej publikacji źródeł” w ramach programu PARTNERZY Fundacji na rzecz Nauki Polskiej. Program PARTNERZY został powołany właśnie w 2007 r. dla zwiększenia dotychczasowego zakresu współpracy Fundacji z ogólnopolskimi, interdyscyplinarnymi towarzystwami naukowymi oraz innymi organizacjami pozarządowymi o uznanym prestiżu, działającymi w obszarze nauki lub na rzecz wspierania nauki i rozwoju kadry naukowej w Polsce i na świecie. Celem programu PARTNERZY jest pobudzanie aktywności i rozwój działalności towarzystw naukowych i innych organizacji pozarządowych, działających w obszarze nauki, poprzez wsparcie finansowe Fundacji. Za służące realizacji tych celów Fundacja uznaje przede wszystkim te inicjatywy i projekty, które bezpośrednio służą rozwojowi potencjału młodej kadry naukowej, poprawie współpracy między naukowcami, zwiększeniu znaczenia organizacji pozarządowych działających w obszarze nauki, a także wpierają rozwój instytucjonalny tych organizacji . Na marginesie warto dodać, że w 2008 r. Fundacja zakończyła realizację programu PARTNERZY, co zostało uzasadnione gwałtownym pogorszeniem sytuacji na rynkach finansowych w drugiej połowie 2008 r.

We wniosku o przyznanie dotacji Towarzystwo Naukowe w Toruniu uzasadniało, że „jest uznaną w Polsce i w Europie instytucją naukową, szczególnie zasłużoną w zakresie wydawania źródeł historycznych. Członkowie naszego Towarzystwa dostrzegają również zachodzące w tym zakresie przemiany, szczególnie w rozwoju nowych technologii, dlatego chcielibyśmy w szerszym zakresie niż dotychczas włączyć się w ten nowy nurt badań. W związku z tym zauważamy przede wszystkim, że w porównaniu do innych państw zdecydowanie mniejszym zainteresowaniem cieszyła się do tej pory w Polsce kwestia opracowania modułu informatycznego, w którym można byłoby gromadzić, przetwarzać i w szeroki, nieodpłatny sposób udostępniać zainteresowanym badaczom przygotowaną zgodnie z przyjętymi zasadami edytorskimi zawartość średniowiecznych i nowożytnych ksiąg rękopiśmiennych różnej proweniencji. Jest faktem bezspornym, iż w erze wydawnictw multimedialnych i Internetu szczególnie ważnym zadaniem będzie zaprojektowanie bazy danych, która pozwoli z czasem na złamanie w tym zakresie monopolu drukowanego papieru”.

W uzasadnieniu wniosku o dotację projektu Towarzystwo Naukowe wskazywało na interdyscyplinarność pomysłu, który łączy nauki historyczne z informatyką. Jednocześnie zaznaczono, że „w chwili obecnej jest niewiele przedsięwzięć naukowych, w których nauki historyczne wykorzystują na szeroką skalę nowe technologie informatyczne. Wydaje się, że przedstawicielom nauk humanistycznych jest o wiele trudniej współpracować z informatykami, niż tym ostatnim z humanistami. Fakt ten wiąże się z tym, iż informatycy w trakcie swoich studiów są przygotowywani do rozwiązywania problemów odzwierciedlających różne dziedziny naszego życia. Poprzez niniejszy projekt będziemy starali się pogłębiać nasze doświadczenie, historyków i archiwistów, w kontaktach z informatykami, co w przyszłości powinno zaowocować kolejnymi cennymi inicjatywami”. Towarzystwo Naukowe starało się również przekonać Fundację stwierdzeniem, że „o nowatorskim charakterze projektu świadczy chęć udostępnienia większej liczby źródeł z określonego terenu w przeszukiwalnej bazie danych dostosowanej do pracy w Internecie. Chcielibyśmy również wypracować metody pracy związane z elektroniczną publikacją źródeł, które następnie mogłyby być wykorzystane w innych tego typu przedsięwzięciach” .

Towarzystwo Naukowe poinformowało także o dotychczasowych pracach nad bazą danych. We wniosku podano, że w aplikacji znajdują się już księgi opublikowane w latach 2007-2008:

1. Księga ławnicza Starego Miasta Torunia (1456-1479) (Schöffenbuch der Altstadt Thorn (1456-1479)), wyd. K. Kopiński, J. Tandecki, Toruń 2007 (Fontes TNT 99).
   

2. Księga kamlarii miasta Torunia z lat 1453-1495 (Kämmereibuch der Stadt Thorn von 1453 bis 1495), wyd. K. Kopiński, K. Mikulski, J. Tandecki, Toruń 2007 (Źródła do dziejów średniowiecznego Torunia (Quellen zur Geschichte des Mittelalterlichen Thorns), cz. 3).
   

3. Księgi Młodego Miasta Gdańska 1400-1455 [1458-1459] (Bücher der Jungstadt Danzig 1400-1455 [1458-1459]), wyd. K. Kopiński, P. Oliński, Toruń 2008 (Fontes TNT 100).
   

Towarzystwo Naukowe zauważyło również, że „na obecnym etapie szczególnie cenne byłoby nadanie właściwego rozmachu i nowego kierunku dla tej skromnej dotąd inicjatywy”. Cele projektu mają być osiągnięte poprzez wykorzystanie struktury posiadanej bazy danych (prezentowanej na poprzedniej naszej konferencji w Toruniu), do której włączonoby część dotychczas opublikowanych źródeł w serii „Fontes” Towarzystwa Naukowego w Toruniu . Fundacja przyznała na realizację zaplanowanego na trzy lata projektu znaczną kwotę, w przeliczeniu 13750 Euro (55000 zł) . Umowa pomiędzy Towarzystwem Naukowym a Fundacją została podpisana w grudniu 2007 r. Wykonawcami projektu miało być sześć osób: prof. dr hab. Janusz Tandecki; mgr Janusz Bonczkowski, pracownik Archwium Państwowego w Toruniu; mgr Agnieszka Rosa, doktorantka w Instytucie Historii i Archiwistyki Uniwersytetu Mikołaja Kopernika; mgr Paweł Jeziorski, pracownik Zakładu Historii Pomorza i Krajów Bałtyckich Polskiej Akademii Nauk w Toruniu; informatyk mgr inż. Bolesław Rassalski, pracownik Archiwum Państwowego w Bydgoszczy i piszący te słowa. P. Jeziorski został ostatecznie zastąpiony przez mgr Bartosza Drzewieckiego, doktoranta w IHiA UMK.

W ramach projektu zaplanowano zeskanowanie średniowiecznych i nowożytnych ksiąg miejskich i ksiąg proweniencji krzyżackiej wydanych w minionych latach przez Towarzystwo Naukowe (11 wydawnictw źródłowych, w tym dwa dwutomowe, opublikowane w latach 1936-1997 – łącznie 13 „Fontesów”):

1. Księga czynszów fary chełmińskiej (1435-1496) (Zinsbuch der Kulmer Pfarrkirche (1435-1496)). Wyd. Z. H. Nowak, J. Tandecki. Fontes TNT. T. 78: 1994;
   

2. Księga długów miasta Torunia z okresu wojny trzynastoletniej (Schuldbuch der Stadt Thorn aus der Zeit des Dreizehnjährigen Krieges). Wyd. K. Ciesielska, I. Janosz-Biskupowa. Fontes TNT. T. 55: 1964;
   

3. Księga komturstwa gdańskiego (Danziger Komtureibuch). Wyd. K. Ciesielska, I. Janosz-Biskupowa. Fontes TNT. T. 70: 1985;
   

4. Księga ławnicza Nowego Miasta Torunia 1387-1450 (Schöffenbuch der Neustadt Thorn 1387-1450). Wyd. K. Ciesielska. Fontes TNT. T. 63: 1973;
   

5. Księga ławnicza sądu przedmiejskiego Chełmna 1480-1559 (1567) (Schöffenbuch des Vorstädtischen Gericht in Kulm 1480-1559 (1567)). Wyd. Z. H. Nowak, J. Tandecki. Fontes TNT. T. 74:1990;
   

6. Księga ławnicza Starego Miasta Torunia (Schöffenbuch der Altstadt Thorn). Wyd. K. Ciesielska, J. Tandecki. / Toruń: TNT, Cz. 1: (1428-1443). – 1992. - XXV, 203 s.- (Fontes / Tow. Nauk. Tor.; 75), Cz. 2: (1444-1456). – 1993. - 272 s.- (Fontes / Tow. Nauk. Tor.; 76);
   

7. Księga rachunkowa urzędów rybickich komturstw malborskiego i dzierzgońskiego 1440-1445 (Rechnungsbuch der Fischmeisterämter der Marienburger und Christburger Komturei 1440-1445). Wyd. Z. H. Nowak, J. Tandecki. Fontes TNT. T. 82: 1997;
   

8. Księga Theudenkusa (Theudenkus-Buch). Wyd. L. Koczy. Fontes TNT. T. 33: 1937;
   

9. Księga żołdu Związku Pruskiego z okresu wojny trzynastoletniej 1454-1466 (Lönungsbuch der Söldner des Preussischen Bundes aus der Zeit des Dreizehnjährigen Krieges). Wyd. A. Czacharowski. Fontes TNT. T. 61: 1969;
   

10. 10. Liber scabinorum Veteris Civitatis Thoruniensis 1363-1428. Wyd. K. Kaczmarczyk. Fontes TNT. T. 29: 1936;
    

11. Nowa księga rachunkowa Starego Miasta Elbląga : 1404-1414, (Neues Rechnungsbuch der Altstadt Elbing: 1404-1414) Cz. 1: (1404-1410). Wyd. M. Pelech. Fontes TNT. T. 72: 1989, Cz. 2: (1411-1414). Wyd. M. Pelech. Fontes TNT. T. 73: 1989.
    

    Następnie przewidziano dokonanie OCR (ang. Optical Character Recognition - w największym skrócie rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie), po którym powinna nastąpić niezbędna weryfikacja i korekta plików tekstowych związana z możliwością wystąpienia błędów (literówek) po obróbce (około 5%). Przyjęto założenie, że każde wydawnictwo będzie sprawdzane i poprawiane przez dwie różne osoby.

    Obecnie koncentrujemy się na sukcesywnym włączaniu ksiąg po korekcie do bazy danych. Do tego celu wykorzystujemy strukturę aplikacji przygotowaną w ramach grantów byłego Komitetu Badań Naukowych.

    Aplikacja została przygotowana w bazie danych SQL (ang. Structured Query Language - strukturalny język zapytań używany do tworzenia, modyfikowania baz danych oraz do umieszczania i pobierania danych z baz danych) w powiązaniu z językiem PHP. Zastosowane oprogramowanie to najnowsza wersja MySQL (wolnodostępny system zarządzania relacyjnymi bazami danych). Ważniejszy jest jednak fakt, że zdecydowano się na przygotowanie aplikacji z możliwością uwidaczniania w XML. Przypomnijmy w tym miejscu, że HTML to bardzo sztywna struktura, która umożliwia jedynie zapisywanie typowych dokumentów hipertekstowych. XML (ang. Extensible Markup Language, w wolnym tłumaczeniu Rozszerzalny Język Znaczników) z kolei jest uniwersalnym językiem bez predefiniowanego zbioru znaczników. XML pozwala także na wymianę danych między bazami, co oznacza, że nie jesteśmy uzależnieni od oprogramowania i w przyszłości będziemy mogli ewentualnie przeprowadzić migrację danych.